In 1994 is Werkgeversvereniging Zorgsector Twente/Oost-Achterhoek (WGV) gestart met het transferbureau ZorgSelect. Zij vormt het centrale punt waar zorgorganisaties vacatures melden en waar matching plaatsvindt met werkzoekenden.

De uitdaging
Eén van de uitdagingen waar de zorg momenteel mee wordt geconfronteerd, is het terugbrengen van de administratieve werkdruk, door het verbeteren van werkprocessen en het inzetten van ICT. Kortom hoe kan “slimmer worden gewerkt”. Hierbij wordt ook aansluiting gezocht bij initiatieven van het ministerie van VWS (www.snellerbeter.nl) en regionale activiteiten van het IZIT (www.izit.nl).

In de zorg moet veel worden geregistreerd. Er worden afspraken ingepland, rapportages opgesteld, recepten geschreven, foto’s gemaakt, diagnoses en behandelingen vastgelegd enzovoort. Veel van die informatie wordt in documenten opgeslagen en op verschillende plaatsen bewaard. Een veranderende zorgvraag, decentralisatie, en de vraag om informatie sneller, nauwkeuriger en actueler op elke gewenste plaats beschikbaar te kunnen hebben, roepen al snel de vraag op hoe dit het beste kan gebeuren, zonder dat de privacy in het gedrang komt.

De oplossing
Goed digitaal documentenbeheer (in een digitaal netwerk) kan hiervoor een effectieve oplossing zijn. De magie van digitalisering werkt echter pas écht als een goed doordacht fundament gebouwd is. Aan de hand van gerichte interviews medio 2005, in de verschillende branches, heeft Gedon een goed beeld kunnen krijgen van de werkzaamheden en documentstromen binnen de zorgsector. Ook hieruit is gebleken dat als processen en documenten beter op elkaar afgestemd worden, het realiseren van digitalisering op een effectieve manier een logisch vervolg is. Het vervangen van een standaard kopieerapparaat voor een kleurenmultifunctional met de mogelijkheid tegelijkertijd te printen, kopiëren, scannen, faxen en te e-mailen kan een eerste stap zijn in een totaaloplossing voor het inrichten van een effectiever werkproces in een willekeurige zorgorganisatie. Wanneer dit wordt gecombineerd met Docushare en ScanFlowStore ontstaat de mogelijkheid om niet alleen alles bestaande papieren informatie in te scannen (Scan Flow Store), maar ook op een juiste manier te archiveren (Docushare), te doorzoeken en nog eens terug te vinden. Dit alles op een veilige manier. Documenten zijn altijd terug te vinden, aangezien een doorzoekbare PDF wordt gecreëerd. Met Docushare wordt het mogelijk informatie te delen, ook als sprake is van meerdere vestigingen. Via de uitgekiende rechtenstructuur kan er makkelijk bepaald worden wie toegang heeft tot welke documenten.

Het resultaat
Processen kunnen worden geoptimaliseerd. Er kan altijd worden beschikt over het meest recente document; de informatie is dus altijd actueel. Documenten kunnen makkelijker worden gedeeld en snel worden teruggevonden. Onbevoegden hebben geen toegang tot informatie vanwege de uitgekiende rechtenstructuur. Creëren van meer mogelijkheden met bestaande middelen staat hierbij voorop.