Deze multinationale organisatie, die op vier continenten actief is, werkt op het snijvlak van textieltechnologie en chemische processen. Wereldwijd telt Koninklijke Ten Cate ruim 3.500 medewerk(st)ers die samen een omzet realiseren van circa 700 miljoen euro. Deze case heeft betrekking op Ten Cate Holding, gevestigd te Almelo en Ten Cate Advanced Textiles in Nijverdal, hoewel ook andere locaties van de verbeteringen profiteren.

De uitdaging
Een holding is een administratief zenuwcentrum, waar heel veel inkomende informatie uit de gedecentraliseerde organisatie en uit andere bronnen wordt gebundeld. In de andere richting gaan rapportages en (beleids)nota’s, niet alleen naar de eigen vestigingen, maar als beursgenoteerde onderneming zeker ook naar vele andere belanghebbenden. Doel is optimalisatie door kennisdeling en versnelling in de werkprocessen.

lucht- en ruimtevaartonderdelen

kunstgras

De oplossing
Op de holding van Koninklijke Ten Cate werd Microsoft SharePoint Portal Server geïnstalleerd, een geavanceerd systeem om documenten via webtechnologie toegankelijk te maken. Voorwaarden zijn uiteraard dat alle documenten in digitale vorm voorhanden zijn en dat er sluitende oplossingen zijn voor het snel en eenvoudig terugvinden van opgeslagen documenten. Met de snelle multifunctionele Xerox WorkCentre (kleuren) documentsystemen, gecombineerd met de beproefde ScanFlowStore software - beide geleverd door de Gedon te Almelo - kon aan deze voorwaarden worden tegemoetgekomen. De inkomende papieren documenten worden met tientallen pagina’s per minuut perfect gedigitaliseerd en via een handzame indexering met metadata op de juiste (terugvindbare) plek opgeslagen. Voordelen hiervan zijn ruimtebesparing en versnelling in de werkprocessen. Met 'scan & store' is het eenvoudig bestanden te actualiseren, en heeft iedereen de beschikking over de enige juiste versie.

Het resultaat
Informatie en kennis zijn op ieder moment en voor alle belanghebbenden tegelijkertijd via webtechnologie toegankelijk, waardoor werkprocessen kunnen worden gestroomlijnd.

De voordelen op een rij
- Inkomende (kleuren)documenten worden in hoog tempo gescand en correct opgeslagen
- Indexering vindt op eenvoudige wijze en volgens logische stramienen plaats
- Informatie en kennis zijn direct toegankelijk voor alle belanghebbende via intranet
- Virtual teamworking versnelt en verbetert besluitvorming
- Ook op andere niveaus winst door efficiëntere werkprocessen
- Hoge (kleuren)printkwaliteit maakt publicaties onafhankelijk van derden mogelijk.