Ankerslot, gespecialiseerd in cilinders en sloten, staat vooral bekend om haar design, de uitwerking en implementatie van hightech sluitoplossingen.

De uitdaging
In de oude situatie zagen we de afdeling verkoop binnendienst die behoorlijk onder druk stond. Alle klant- en ordergegevens waren gearchiveerd in ordners welke op de afdeling terug te vinden waren in diverse kasten.
De binnendienst heeft te maken met veel telefonisch gestelde vragen over lopende orders, levertijden en onduidelijkheden. Veel klanten waren ontevreden over het feit dat het veel te lang duurde voordat de informatie aan hen werd teruggekoppeld.

De volgende problemen lagen hieraan te grondslag:
Iedere medewerker had zijn eigen systeem om zaken te archiveren. Klanten werden onder de verkeerde naam gearchiveerd (b.v. De Bijenkorf onder de D. of de B.) en zo ontstond een inconsistent archief. In de praktijk bleek dat men teveel tijd kwijt was in het terugvinden van informatie.

Ottobi

Montage

Agie

Randvoorwaarden
Voor Ankerslot was het cruciaal dat het pakket zou voldoen aan de volgende eisen:
- Het archiveringspakket moet draaien op verschillende besturingsplatformen (Windows 98/2000)
- Server-based oplossing.
- Geen aanpassingen op de huidige computersystemen.
- Makkelijk bedienbaar, dit geldt voor zowel de inputkant als het terugvinden van informatie.

De oplossing
Gedon heeft de volgende oplossing aangedragen: Docushare in combinatie met ScanFlowStore en een Xerox machine. Docushare is een informatiemanagement pakket, die ervoor zorgt dat je snel en gemakkelijk documenten kunt vinden, doorsturen, routeren en gebruiken. Docushare heeft geen clients en is toegankelijk via de webbrowser. Docushare maakt gebruik van een eigen database, waardoor er geen eisen worden gesteld aan de hardware en operating software. Omdat er via ScanFlowStore direct metadata aan een document worden meegegeven en er een doorzoekbare PDF wordt gecreëerd kunnen documenten altijd weer worden teruggevonden in Docushare.

Het resultaat
De aangeboden oplossing zorgt ervoor dat de afdeling verkoop binnendienst veel efficiënter haar werk kan doen. Er is nu één persoon verantwoordelijk voor het scannen van de diverse documenten, zodat eenheid is gewaarborgd. De informatie kan worden gedeeld en is altijd weer terug te vinden. Omdat er een doorzoekbare PDF is gecreëerd, kan elk document worden teruggevonden op documentspecifieke kenmerken als ordernummers e.d.

Volgens de heer. B. Siers van Ankerslot zijn het naast de medewerkers van Ankerslot ook de klanten die nu zeer content zijn met de nieuwe situatie. Ze worden veel sneller te woord gestaan en krijgen direct antwoord op hun vragen. Na de afdeling verkoop binnendienst zal Docushare ook breder binnen Ankerslot worden gebruikt. De afdeling Research (patenten), inkoop en secretariaat volgen op korte termijn.