De uitdaging
Yvette Haverkamp, officemanager, werkt al geruime tijd bij Adfinis en schetst ons de situatie in het verleden. “In onze kelder staan kasten vol met dossiers van klanten. Die ruimte is kostbaar en niet echt geschikt. Wanneer wij gegevens van klanten wilden hebben, waren we genoodzaakt om naar beneden te gaan en op alfabetische volgorde te gaan zoeken tussen vele mappen. Toen de wet financiële dienstverlening vormen begon aan te nemen hebben we de knoop doorgehakt.
We moeten alles op een bepaalde manier vastleggen, maar het mag digitaal zijn!”
 |
Dit waren de grootste manco’s van het papieren archief:
- De grote hoeveelheid ruimte die het in beslag neemt
- Klant kon niet direct telefonisch geholpen worden
- Thuiswerken ging niet makkelijk, omdat de dossiers op kantoor lagen.
De oplossing
Ivon Louvet, secretariaat, is zeer tevreden met de oplossing en de makkelijk te bedienen apparatuur. “Het digitaliseren van het archief is niet moeilijk en in een korte inwerkperiode te leren.” De nieuwe dossiers worden gedigitaliseerd en daarna vernietigd of naar de verantwoordelijke partij gestuurd. Hierna is de info voor het hele bedrijf beschikbaar…ook voor de thuiswerkers. De benodigde info is makkelijk terug te vinden door de doorzoekbare PDF’s en nemen in verhouding met het papieren archief heel weinig ruimte in beslag.
En waarschijnlijk het belangrijkste…de klanten kunnen per direct te woord gestaan worden zonder tussenkomst van een wandeling naar de kelder!
Extra voordelen die ontstaan zijn:
- Multifunctionele machine voor kopiëren, printen, faxen en o.a. scan to e-mail
- Verbeterde kwaliteit en snelheid ten opzichte van de oude situatie.
